WorkTime – Datenschutzerklärung / Privacy Policy

Datenschutzerklärung für WorkTime

1. Verantwortlicher

FIWAtec GmbH
Waldenburger Straße 52
09212 Limbach-Oberfrohna
Deutschland
E-Mail: mail@fiwatec.com
Website: www.fiwatec.com

2. Geltungsbereich und Grundsatz

Diese Erklärung gilt für die Android-App WorkTime mit dem Paketnamen com.fiwatec.work. WorkTime funktioniert ohne Benutzerkonto. FIWAtec betreibt für die App kein eigenes Backend, an das Arbeitszeitdaten, Kunden, Projekte, Aufgaben, Notizen, Arbeitsorte oder Kalenderinhalte übertragen werden.

Die App enthält keine Werbe- oder Analyse-SDKs. Soweit Daten ausschließlich auf Ihrem Gerät verarbeitet werden, erhält FIWAtec keinen Zugriff darauf.

3. Lokal verarbeitete Daten

Abhängig von Ihrer Nutzung verarbeitet WorkTime im privaten App-Speicher insbesondere:

Arbeitszeiteinträge, Beginn, Ende, Pausen, Zeitzone, Notizen und Sondertage,
Kunden, Projekte, Aufgaben, Vorlagen und benutzerdefinierte Felder,
Arbeitsorte mit Name, Adresse, Koordinaten und Geofence-Radius,
Sollstunden, Pausen- und Zuschlagsregeln, Stundensätze, Verdienstwerte und Stundenkonto-Korrekturen,
App-Einstellungen sowie lokal gespeicherte Google-Play-Freischaltungsinformationen.

Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die von Ihnen gewählten App-Funktionen bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist, soweit anwendbar, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Für optionale Geräteberechtigungen beruht die Nutzung auf Ihrer freiwilligen Auswahl beziehungsweise Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Berechtigungen können jederzeit in den Android-Einstellungen widerrufen werden.

4. Speicherung, Sicherheit und Android-Backups

Arbeitsdaten liegen im privaten Speicherbereich der App und werden durch die Sicherheitsmechanismen des Android-Geräts geschützt. Die lokale Room/SQLite-Datenbank besitzt keine zusätzliche, von WorkTime verwaltete Datenbankverschlüsselung. Aktivieren Sie daher eine sichere Gerätesperre und halten Sie Android aktuell.

Automatische Android-Cloud-Backups der WorkTime-App-Daten sind deaktiviert. WorkTime überträgt Arbeitsdaten nicht über Android Auto Backup in ein Cloud-Konto.

5. Nutzerinitiierte Exporte, Sicherungen und Teilen

Sie können CSV- und PDF-Stundenzettel sowie eine JSON-Sicherungsdatei erzeugen. Diese Dateien können Arbeitszeiten, Namen, Zuordnungen, Notizen, Vergütung und Arbeitsorte enthalten. Die Dateien werden vorübergehend im App-Cache erstellt und nur auf Ihre Aktion über die Android-Speicher- oder Teilen-Funktion an ein von Ihnen gewähltes Ziel übergeben.

Export- und Sicherungsdateien sind nicht zusätzlich durch WorkTime verschlüsselt. Nach der Übergabe bestimmen der gewählte Speicheranbieter oder Empfänger und dessen Datenschutzbedingungen die weitere Verarbeitung. Prüfen Sie das Ziel und schützen Sie vertrauliche Dateien angemessen.

6. Optionaler Hintergrundstandort und Geofences

Wenn Sie „Arbeitsorte“ aktivieren und den Standortzugriff „Immer“ erlauben, verwendet WorkTime den genauen Standort auch im Hintergrund, wenn die App geschlossen oder nicht in Benutzung ist. Damit erkennt WorkTime das Betreten und Verlassen der von Ihnen eingerichteten Arbeitsorte und kann Arbeitszeiteinträge automatisch starten oder stoppen.

Die Funktion verwendet Google Play-Dienste für Geofencing. WorkTime nutzt Standortdaten nicht für Werbung, erstellt kein Bewegungsprofil und überträgt den Standort nicht an ein FIWAtec-Backend. Google kann bei der Bereitstellung seiner Plattformdienste technische, Geräte- oder Standortdaten nach eigenen Bedingungen verarbeiten. Weitere Informationen bietet die Datenschutzerklärung von Google.

Die Standortfunktion ist freiwillig. Sie können die Berechtigung verweigern oder später widerrufen und WorkTime ohne automatische Arbeitsorterkennung weiterverwenden. Gespeicherte Arbeitsorte können in der App bearbeitet oder gelöscht werden.

7. Optionaler Kalenderzugriff

Wenn Sie den Kalenderimport ausdrücklich starten und die Leseberechtigung erteilen, liest WorkTime Kalendername, Ereignistitel, Beginn und Ganztagsstatus innerhalb des gewählten Jahres, um mögliche Feiertage zu erkennen. Die Prüfung erfolgt lokal. Nach Ihrer Bestätigung speichert WorkTime automatisch die als Feiertag erkannten ganztägigen Einträge als Sondertage; bereits vorhandene Feiertage desselben Datums werden übersprungen.

Beim freiwilligen Erstellen eines Kalendereintrags öffnet WorkTime die Android-Kalenderoberfläche mit vorausgefüllten Daten. Sie entscheiden dort, ob und in welchem Kalender gespeichert wird.

8. Benachrichtigungen

Mit Ihrer Erlaubnis zeigt WorkTime lokale Benachrichtigungen für eine laufende Zeiterfassung und Geofence-Ereignisse. Benachrichtigungsinhalte können abhängig von Ihren Android-Einstellungen auf dem Sperrbildschirm sichtbar sein. Es wird kein Push-Nachrichtendienst von FIWAtec verwendet.

9. Optionale biometrische Sperre

Wenn Sie die biometrische App-Sperre aktivieren, führt Android die Authentifizierung aus. WorkTime erhält nur das Ergebnis der Geräteprüfung und hat keinen Zugriff auf Fingerabdrücke, Gesichtsdaten oder biometrische Vorlagen.

10. Google Play Billing und Google Play-Dienste

Optionale Erweiterungen werden als dauerhafte Einmalkäufe über Google Play angeboten. Die App tauscht hierfür Produktkennungen, lokalisierte Preise, Kaufstatus, Kauftoken und Paketinformationen mit Google Play aus. FIWAtec erhält über die App keinen Zugriff auf Kreditkarten- oder Bankdaten. Google verarbeitet Kauf-, Konto-, Geräte- und Zahlungsinformationen nach den Google-Play-Nutzungsbedingungen und der Google-Datenschutzerklärung.

WorkTime speichert lokal nur die für die Freischaltung benötigten Produktkennungen und den Zeitpunkt der letzten Store-Prüfung. Kaufrechte werden bei Google Play abgefragt und nicht aus einer WorkTime-Sicherung wiederhergestellt.

11. Kontaktaufnahme und externe Empfänger

Wenn Sie FIWAtec per E-Mail kontaktieren, verarbeitet FIWAtec Ihre Absenderadresse, den Inhalt und die zur Bearbeitung erforderlichen Metadaten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist je nach Anliegen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Supportdaten werden gelöscht, wenn die Anfrage abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.

Externe Empfänger entstehen außerdem nur durch von Ihnen gewählte Exportziele oder durch die oben beschriebenen Google-Dienste. Google-Unternehmen können Daten nach ihren Bedingungen auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten und verwenden hierfür die von Google beschriebenen Schutzmechanismen.

12. Speicherdauer und Löschung

Lokale Daten bleiben gespeichert, bis Sie einzelne Inhalte in der App löschen, die App-Daten über Android löschen oder WorkTime deinstallieren. Cache-Dateien können außerdem durch Android entfernt werden. Von Ihnen exportierte oder geteilte Kopien müssen Sie beim gewählten Ziel selbst löschen. Aufbewahrung und Löschung von Google-Play-Transaktionsdaten richten sich nach den Vorgaben von Google und gesetzlichen Pflichten.

Da FIWAtec die lokalen App-Inhalte nicht besitzt, kann FIWAtec diese nicht aus der Ferne einsehen, berichtigen oder löschen.

13. Ihre Rechte

Soweit FIWAtec personenbezogene Daten zu Ihrer Kontakt- oder Supportanfrage verarbeitet, können Ihnen nach der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zustehen. Eine erteilte Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

14. Zielgruppe

WorkTime richtet sich an Erwachsene zur Organisation ihrer beruflichen Arbeitszeit und ist nicht für Kinder konzipiert oder an Kinder vermarktet.

15. Kontakt und Änderungen

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an mail@fiwatec.com. Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Datenflüsse oder rechtliche Anforderungen ändern. Das oben genannte Datum bezeichnet die aktuelle Fassung.

Privacy Policy for WorkTime

1. Controller

FIWAtec GmbH
Waldenburger Straße 52
09212 Limbach-Oberfrohna
Germany
Email: mail@fiwatec.com
Website: www.fiwatec.com

2. Scope and basic principle

This policy applies to the WorkTime Android app with package name com.fiwatec.work. WorkTime works without a user account. FIWAtec does not operate an app backend to which work-time records, customers, projects, tasks, notes, workplaces, or calendar content are sent.

The app contains no advertising or analytics SDKs. Where data is processed only on your device, FIWAtec has no access to it.

3. Data processed locally

Depending on how you use the app, WorkTime processes the following data in private app storage:

work-time records, start and end times, breaks, time zone, notes, and special days;
customers, projects, tasks, templates, and custom fields;
workplaces with name, address, coordinates, and geofence radius;
target hours, break and surcharge rules, hourly rates, earnings values, and work-account adjustments;
app settings and locally stored Google Play entitlement information.

This processing is necessary to provide the app features you choose. Where applicable, the legal basis is Article 6(1)(b) GDPR. Optional device permissions are used based on your voluntary choice or consent under Article 6(1)(a) GDPR. Permissions can be revoked at any time in Android settings.

4. Storage, security, and Android backups

Work data is held in the app's private storage area and protected by the security mechanisms of the Android device. The local Room/SQLite database does not have separate database encryption managed by WorkTime. Use a secure device lock and keep Android up to date.

Automatic Android cloud backups of WorkTime app data are disabled. WorkTime does not transfer work data to a cloud account through Android Auto Backup.

5. User-initiated exports, backups, and sharing

You can create CSV and PDF time sheets and a JSON backup file. These files may contain working hours, names, assignments, notes, compensation, and workplaces. Files are temporarily created in the app cache and are handed to a destination you choose through Android's save or share interface only after your action.

Export and backup files are not additionally encrypted by WorkTime. Once transferred, the selected storage provider or recipient and its privacy terms control further processing. Check the destination and protect confidential files appropriately.

6. Optional background location and geofences

If you enable Workplaces and grant “Allow all the time” location access, WorkTime uses precise location in the background, including when the app is closed or not in use. This allows WorkTime to detect when you enter or leave a workplace you configured and automatically start or stop a time entry.

The feature uses Google Play services for geofencing. WorkTime does not use location for advertising, create a movement profile, or send location to a FIWAtec backend. Google may process technical, device, or location data under its own terms when providing platform services. See the Google Privacy Policy for details.

The location feature is optional. You can refuse or later revoke permission and continue using WorkTime without automatic workplace detection. Stored workplaces can be edited or deleted in the app.

7. Optional calendar access

If you explicitly start calendar import and grant read permission, WorkTime reads calendar name, event title, start time, and all-day status within the selected year to identify possible public holidays. This check takes place locally. After you confirm, WorkTime automatically stores the recognized all-day holiday entries as special days; an existing holiday on the same date is skipped.

When you voluntarily create a calendar event, WorkTime opens the Android calendar interface with pre-filled information. You decide whether and in which calendar the event is saved.

8. Notifications

With your permission, WorkTime displays local notifications for running time tracking and geofence events. Depending on Android settings, notification content may be visible on the lock screen. FIWAtec does not use a push-notification service.

9. Optional biometric lock

If you enable the biometric app lock, Android performs the authentication. WorkTime receives only the result of the device check and has no access to fingerprints, face data, or biometric templates.

10. Google Play Billing and Google Play services

Optional extensions are offered as permanent one-time purchases through Google Play. For this purpose, the app exchanges product identifiers, localized prices, purchase status, purchase tokens, and package information with Google Play. FIWAtec does not receive credit-card or bank details through the app. Google processes purchase, account, device, and payment information under the Google Play Terms of Service and the Google Privacy Policy.

WorkTime stores only the product identifiers needed for entitlements and the time of the latest store check locally. Purchase entitlements are checked with Google Play and are not restored from a WorkTime backup.

11. Contact requests and external recipients

If you contact FIWAtec by email, FIWAtec processes your sender address, message content, and metadata needed to handle and answer your request. Depending on the request, the legal basis is Article 6(1)(b) or (f) GDPR. Support data is deleted when the request is complete unless legal retention duties or legitimate documentation interests require longer storage.

Other external recipients arise only from export destinations you select or the Google services described above. Google companies may process data outside the European Economic Area under their terms and use the safeguards described by Google.

12. Retention and deletion

Local data remains until you delete individual content in the app, clear the app's data through Android, or uninstall WorkTime. Android may also remove cache files. You must delete exported or shared copies at the destination you chose. Google Play transaction retention and deletion are governed by Google's policies and legal obligations.

Because FIWAtec does not possess local app content, FIWAtec cannot remotely view, correct, or delete it.

13. Your rights

Where FIWAtec processes personal data in connection with a contact or support request, the GDPR may give you rights including access, correction, erasure, restriction, portability, objection, and the right to complain to a data protection authority. You may withdraw consent with effect for the future.

14. Intended audience

WorkTime is intended for adults organizing their professional working time and is not designed for or marketed to children.

15. Contact and changes

For privacy questions, contact mail@fiwatec.com. This policy will be updated if app features, data flows, or legal requirements change. The date above identifies the current version.